Die Software Microsoft Teams hilft Unternehmen weltweit dabei, sich über das Internet auszutauschen – sei es, um Mitarbeitern das Homeoffice zu ermöglichen oder um entfernte Unternehmens­standorte miteinander zu verknüpfen. Die Möglichkeit, schnell mit den Kollegen zu chatten, statt eine E-Mail zu verfassen, wird von vielen Menschen sehr geschätzt. Doch darauf ist Teams nicht beschränkt. Mit MS Teams geht auch Telefonie!

Hat MS Teams auch Telefonie-Funktionen?

Viele Nutzer wissen es gar nicht, aber mit der Kollaborations­software von Microsoft kann man auch richtig telefonieren – und zwar nicht nur mit den Kollegen aus der gleichen Organisation, sondern auch ganz normal mit anderen Mobilfunk- oder Festnetz­nummern. Das macht Microsoft Teams zur Kommunikations­zentrale eines modernen Unternehmens.

Wenn man normalerweise per Teams andere Nutzer innerhalb der eigenen Organisation anruft, findet kein echtes Telefonat statt. Per Voice-over-IP (VoIP) wird nur eine Sprachverbindung hergestellt, ähnlich wie man es auch von vergleichbaren Video-Telefonie-Plattformen her kennt. Das Telefonnetz wird dafür nicht verwendet. Doch es ist auch möglich, dass Sie die Software wie einen digitalen Telefonapparat nutzen und direkt über MS Teams telefonieren – auch extern. Das geht dann beispielsweise ganz bequem über ein Headset.

Microsoft-Teams-Telefonie einrichten

Wenn Sie mit Teams telefonieren wollen, müssen Sie jedem Nutzer eine Telefonnummer zuordnen. Die Mitarbeiter können dann direkt auf dieser Nummer angerufen werden. Wichtig dafür sind zwei Aspekte:

Sie benötigen die richtige Lizenz von Microsoft 365. Entscheiden Sie sich für eine Enter­prise-Lösung (even­tuell mit einem entspre­chen­den Add-on für die Telefonie-Funktion).

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Außerdem brau­chen Sie für jeden Nutzer eine eigene Telefon­nummer. Hier gibt es zwei Möglich­keiten. Sie können entweder den von Microsoft ange­botenen Dienst wählen oder mit anderen (Tele­fon-)Anbietern zusam­men­arbeiten. Letzteres bietet sich vor allem dann an, wenn Ihre Mitar­beiter ohnehin schon alle mit eigenen Ruf­num­mern ausgestattet sind.

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Wenn Sie Microsoft nicht als Ihren Telefonanbieter verwen­den möchten, greifen Sie stattdessen auf das sogenannte Direct Routing zu. Hierbei wird ein bestehende Telefonanlage mit Microsoft Teams verknüpft. Zusätzlich zu den Geräten, die Sie ohnehin schon verwenden (Festnetz- oder Mobiltelefon), können Mitarbeiter dann auch Teams als Softphone einsetzen. Zusätzlich zum klassischen Telefon kann man Anrufe dann auch über Teams annehmen. Gleiches gilt, wenn man selbst jemand anderen anrufen möchte.

Hilfe bei der Einrichtung

Damit Sie den Komfort komplett genießen können und alles reibungslos läuft, wenn Sie über Microsoft Teams telefonieren, sollten Sie mit Experten zusammenarbeiten. Gemeinsam mit IT-Kompass bauen Sie Teams zu einer Telefonanlage aus. Wir beraten Sie und übernehmen für Sie die Einrichtung. Bei IT-Kompass bekommen Sie alles aus einer Hand: Microsoft-365-Lizenz und die passende Serverstruktur.

Gut zu wissen

Telefonieren über Teams

Für Mitarbeiter ist die Bedienung denkbar einfach: Unter dem Menüpunkt „Anrufe“ ist alles zu finden, was für Telefonate benötigt wird. Vor allem ist dort ein Ziffernblock integriert, mit dem man jede beliebige Nummer anwählen kann. Ebenfalls sehr interessant ist das Speichern von Kontakten: Da Teams nahtlos mit Outlook zusammen­arbeitet, können die gespeicherten Kontakte aus der E-Mail-Verwaltung (wenn eine Telefonnummer angegeben wurde) direkt angerufen werden. Im Verlauf sehen Sie zudem alle Anrufe – auch jene, die man verpasst hat. Voicemail und Anruf­umleitungen runden MS Teams als perfekte Telefonanlage ab.

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Vorteile der Teams-Telefonie

Wenn Sie in Ihrem Unter­nehmen Microsoft Teams zum Telefonieren verwenden, sorgen Sie für effizientere Workflows und ein komfortableres Arbeits­umfeld.

  • Arbeitsabläufe: Telefon­anrufe können direkt über Laptop oder PC ange­nommen oder getätigt werden – den Ort, an dem die Mitarbeiter ohnehin arbeiten.
  • Komfort: Die Teams-Software arbeitet nahtlos mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook zusammen und kann Informationen von dort übernehmen.
  • Übersichtlich: In Microsoft Teams sind viele Telefon­funktionen (wie etwa Voicemail oder Anruf­historie) einfach zu finden, die in üblichen Telefonen nur schwer erreichbar sind.
  • Remote Work: Dank der Cloud-Technologie müssen Mitarbeiter nicht mehr im Büro sitzen, um auf dem Festnetz erreichbar zu sein.

Häufig gestellte Fragen zu Teams-Telefonie

Was sind die Kosten für Telefonie per Microsoft Teams?

Die Kosten für Telefonie per Teams setzen sich unterschiedlich zusammen. Vor allem sind hier die Lizenzgebühren für Microsoft 365 zu beachten. Die reinen Kosten für Anrufe ins In- und Ausland sowie auf Mobilfunknummern richten sich dann stark nach dem Tarif, den Sie mit Ihrem Telefonanbieter bzw. Microsoft abgeschlossen haben. Viele Tarife enthalten aber Flatrates, so dass Sie nicht für jedes Telefonat (zumindest im Inland) zahlen müssen.

Braucht man extra Hardware für Teams-Telefonie?

Teams läuft auf jedem PC oder Laptop mit Windows oder Mac. Zusätzlich gibt es die Software auch als Apps für Tablets und Smartphones. Da alles über eine Cloud abgewickelt wird, benötigen Sie kein eigenes Rechenzentrum. Abhängig davon, wie Sie die Telefonie bewerkstelligen, ist aber noch ein Session Border Controller (SBC) notwendig. Dieses Gerät verbindet das Telefonnetz mit der Teams-Infrastruktur.

Für wen ist Teams als Telefonanlage geeignet?

Alle Unternehmen, die vermehrt auf Digitalisierung und Remote Office setzen, können von der Telefonie per Teams profitieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen großen Konzern oder um ein kleineres Unternehmen handelt. Die Office-Anwendungen von Microsoft haben viele Unternehmen ohnehin bereits im Einsatz. Sie müssen die Software nur noch mit Ihren Telefonnummern verknüpfen.

Fazit

Bereiten Sie Ihr Unternehmen schon jetzt auf die Zukunft vor und nutzen Sie Microsoft Teams als Telefonanlage. So gönnen Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitern den Komfort einer digitalen Telefonie-Lösung.

  • Machen Sie einen Schritt Richtung Digitalisierung
  • Bündeln Sie Ihre Kommunikation auf einer Plattform
  • Gestalten Sie Arbeitsabläufe effizienter